Die 4 wichtigsten Vorteile von elektronischen Signaturen

Advantagesof electronic signatures

Die Liste der Vorteile von elektronischen Signaturen ist endlos − hier sind unsere Top-4

Der Einsatz von elektronischen Signaturen bringt viele Vorteile mit sich, von denen Effizienz, Benutzererfahrung, Rechtswirksamkeit und Sicherheit die wichtigsten sind.

 

Die Top-4 Vorteile von elektronischen Signaturen:

1. Effizienz

Nicht selten wird der Abschluss eines Handels oder sonstigen Geschäftsvorgangs zu einem zeitaufwendigen Alptraum mit viel Papierarbeit. Sich ständig wiederholende Verwaltungsaufgaben beanspruchen viel Zeit, die man auch besser zum Erreichen wichtiger Ziele nutzen könnte. Aus diesem Grund versucht wohl jeder, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und auf eine digitale Bearbeitung umzustellen. Die Einführung von elektronischen Signaturen ist eine weitere Möglichkeit zur Beschleunigung Ihrer Geschäftsprozesse.

Sie müssen nun nicht länger im Büro:

  • auf leitende Manager für eine Unterschrift warten;
  • Dokumente unterschreiben, drucken, scannen und per Post verschicken;
  • genehmigte Dokumente abheften;
  • manuell prüfen, ob die Dokumente von der richtigen (befugten) Person unterzeichnet wurden.

 

Sie können Ihren gesamten Geschäftszyklus für Ihre Kunden beschleunigen. Was digitale Signaturen für Sie tun können:

  • Ihnen Zeit bei der Erstellung von Verträgen sparen;
  • jeden innerhalb und außerhalb des Unternehmens befähigen, jederzeit und auf jedem Gerät zu unterschreiben;
  • den gesamten Genehmigungs- und Signaturprozess straffen und fehlersicher machen;
  • die gleiche Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit wie herkömmliche Papierdokumente bieten;
  • Ihnen helfen, Geschäfte schneller abzuschließen;

 

2. Benutzererfahrung

Die Benutzererfahrung ist das, was der Kunde wahrnimmt bzw. erlebt, wenn er mit Ihrem Unternehmen interagiert. Sie wird von den Kontaktsituationen geprägt, die er mit Ihrem Unternehmen erlebt. Mit dem Angebot elektronischer Signaturen können Sie diese Interaktionen verbessern. Diese Signaturen bieten den Vorteil, dass Dokumente jederzeit und überall unterzeichnet werden können: ein Darlehen kann auch im Urlaub bewilligt werden; Geschäfte kommen schneller zum Abschluss. So zum Beispiel ein einmaliges Angebot auf einer Messe. Selbst an Ihrer Haustür können Sie die Lieferung einer Bestellung ganz einfach bestätigen.

Darüber hinaus ist das auf allen erdenklichen Geräten möglich, was digital zu unterschreiben extrem benutzerfreundlich macht. Das Unterzeichnen und Abheften von endlosen Papierstapeln ist vorbei. Senden Sie den Vertrag einfach per E-Mail (automatisch oder manuell) und schließen Sie das Geschäft in wenigen Minuten ab.

 

3. Rechtssicherheit

Die meisten Länder haben in den vergangenen Jahren Gesetze und Vorschriften eingeführt, die digitale Signaturen als rechtsverbindliche Unterschrift anerkennen. In Europa verfügen wir dank der eIDAS-Verordnung über eine Rechtsplattform, die eine grenzüberschreitende Nutzung und Validierung von elektronischen Signaturen erlaubt. Nach dieser Verordnung werden alle Signaturenarten vor Gericht gleich behandelt.

Digitale Signaturen bieten Authentizität und gewährleisten die Überprüfung der Identität des Unterzeichners. Und sie haben vor Gericht Bestand, wie jedes andere unterschriebene Papierdokument auch. Indem Sie eine Lösung wählen, die diese Verordnung erfüllt, garantieren Sie, dass auch Sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllen.

 

4. Sicherheit

Bei Unterschriften geht es vorrangig um Authentizität und Sicherheit. Jede Art von elektronischer Signatur ist bereits sicherer als eine manuelle Unterschrift auf Papier. Und sicherlich im Fall der digitalen Signatur. Dank der Verschlüsselung des Dokuments haben Sie die Garantie, dass es nach dem Unterschreiben nicht mehr geändert wurde. Mit einer digitalen Signatur unterschreiben Sie die Dokumente außerdem immer gleich in ihrer Gesamtheit. Es besteht somit nicht die Gefahr, dass Seiten nachträglich hinzugefügt oder herausgenommen werden.

Digitale Signaturen sind auch dahingehend effizient, dass sie fehlersicher sind. Manuelle Kontrollen sind anfälliger für Fehler als automatisierte Prozesse.

Ein weiterer Sicherheitsvorteil ist, dass Sie mit elektronischen Signaturen die Verwaltung der Einwilligungen einrichten können, die laut DSGVO vorgeschrieben ist. Abhängig von der erforderlichen Sicherheit können Sie die Stufe anpassen. Möchte sich jemand für einen Newsletter anmelden oder aber einen 100.000-Euro-Vertrag unterschreiben? Ist Letzteres der Fall, wollen Sie sich der Identität des Unterzeichners zweifelsfrei gewiss sein.
Die technische Übertragung der Signaturen unterscheidet sich in ihrer Sicherheitsstufe. Muss diese hoch sein, können Sie Verschlüsselung nutzen. Indem Sie die richtige Stufe anwenden, erzeugen Sie eine optimale Balance zwischen Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit.

 

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