Die Integration von elektronischen Signaturen in Unternehmen schreitet seit vielen Jahren voran und wir beobachten sogar, dass sich diese Entwicklung beschleunigt. Aber wir sehen auch oft, dass innerhalb ein und desselben Unternehmens verschiedene Lösungen unzusammenhängend eingesetzt werden. Diese verschiedenen Lösungen für elektronische Signaturen führen zu Frustrationen und behindern eine schnelle Digitalisierung innerhalb des Unternehmens.
Bei der Auswahl eines Anbieters für elektronische Signaturen gibt es, neben der Analyse der üblichen Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit der Lösung, rechtliche Zulässigkeit und der Kosten, eine sehr wichtige Variable, die wenig diskutiert wird. Dieser Faktor ist jedoch entscheidend, wenn ein Unternehmen die interne Nutzung elektronischer Signaturen schnell vorantreiben möchte: die Skalierbarkeit.
Abteilungsübergreifend denken
Skalierbarkeit bedeutet, dass die Lösung schrittweise in alle Abteilungen und Prozesse eines Unternehmens integriert werden kann, egal wie komplex diese sind. Zum Beispiel könnte ein Unternehmen damit beginnen, den Unterschriftsprozess von Arbeitsverträgen und anderen HR-Dokumenten zu digitalisieren. Dann kann schrittweise dasselbe mit der Rechts- und Handelsabteilung (digitale Signatur von Verträgen mit Kunden, Lieferanten und Partnern, Onboarding- oder KYC-Prozesse) bis hin zur Abteilungen Operations und Buchhaltung (digitale Signatur von Rechnungen, Lieferscheinen oder internen Audit-Prozessen) erfolgen.
Dazu muss die Lösung für elektronische Signaturen über eine breite Palette von Funktionalitäten verfügen, die die Bedürfnisse aller Abteilungen erfüllen. Hier finden Sie eine Liste mit einigen der am häufigsten verwendeten Funktionen bei Connective-Kunden:
- Nacheinanderfolgende und/oder parallele Signaturen
- Versenden von Dokumenten mit optionalen Signaturen oder angehängten Dokumenten
- Verschiedene Methoden der Unterzeichnung
- Formulare oder bearbeitbare Dokumente
- Massensignatur; Erstellen von Dokumentenflüssen mit mehreren Unterzeichnern, Genehmigern von Dokumenten, automatischen Empfängern, um die Unterschrift an eine andere Person weitergeben zu können, oder
- Hinzufügen von Verfallsdaten z.B. für Stellenangebote oder kommerzielle Angebote, oder sogar das Setzen von rechtlichen Hinweisen ergänzend zur Signatur.
Mehrere Benutzer & Benutzergruppen
Wenn die Lösung für die elektronische Signatur skalierbar sein soll, sollte sie die Möglichkeit bieten, eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern anzulegen, um die Nutzung in der gesamten Organisation zu erleichtern. Genau aus diesem Grund ist die Möglichkeit, die Zugriffsebenen der Benutzer anzupassen sowie unbegrenzte Benutzergruppen anzulegen, damit gemeinsame Dokumente während des Signiervorgangs einfach verwaltet werden können, unerlässlich.
International einsatzfähig
Skalierbarkeit bedeutet außerdem, dass die Lösung in allen nationalen oder internationalen Niederlassungen einer Unternehmensgruppe eingesetzt werden kann. Hierfür ist Folgendes wichtig:
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- Die uneingeschränkte Verwendung verschiedener Markenzeichen oder individuelle Anpassungen von Logos und Firmenfarben ist gestattet. Alle Sprachen, die von der Organisation und ihren Kunden verwendet werden, sind verfügbar, damit jede Person, die ein Dokument elektronisch unterzeichnen soll, die Benachrichtigungen in der jeweiligen Muttersprache erhält.
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- Das Unternehmen, das die elektronische Signatur und seine Technologie zur Verfügung stellt, ist autorisiert oder validiert, als vertrauenswürdige dritte Partei in Europa (eIDAS-Verordnung) und in anderen Ländern, in denen die Organisation tätig ist, zu agieren. Connective zum Beispiel bietet neben der Einhaltung der europäischen Vorschriften (eIDAS) eine Lösung an, die nach der Zertes-Verordnung der Schweiz oder nach Ueta und eSign Act der Vereinigten Staaten von Amerika zertifiziert ist.
- Auf lokaler oder nationaler Ebene sollten hochentwickelte und qualifizierte elektronische Signatur- und Identifikationsmethoden zur Verfügung stehen. In diesem Sinne bietet Connective eine offene Plattform, die die Einbindung jeder digitalen Identifikationsmethode und jeder elektronischen Signaturmethode ermöglicht. Einige Beispiele: Belgien (eID, itsme®, lawyerID), Luxemburg (LuxID), Schweden und Norwegen (BankID), Niederlande (iDIN), Spanien (Electronic DNI, Camerfirma), Frankreich (France Connect und die zahlreichen dort verfügbaren digitalen Identitäten), um nur einige zu nennen. Damit könnten z.B. spanische Unternehmen, die international tätig sind, Onboarding-Prozesse für Bürger dieser Länder mit einem qualifizierten Identifikationssystem durchführen, das in ihrem Land allgemein verwendet wird, und somit mehr Rechtssicherheit schaffen.
Darüber hinaus gibt es andere „globale“ Identifizierungsmethoden, die auf dem Vormarsch sind und die ebenfalls als Alternative wichtig sind. Connective verfügt beispielsweise über Video-Identifizierungsmethoden, die es ermöglichen, qualifizierte und Fortgeschrittenenzeugnisse, die europaweit gültig sind, vollständig aus der Ferne auszustellen.
Integrationsmöglichkeiten
Zu guter Letzt bedeutet Skalierbarkeit auch, dass eine Lösung für elektronische Signaturen dann skalierbar ist, wenn sie in jedes CRM, ERP oder generell in jede Management-Software integriert werden kann. Durch diese Integrationen kann ein Benutzer ein Dokument zur Unterschrift erstellen und vorbereiten, es versenden, nachverfolgen und bereits unterschrieben zurückerhalten, ohne sein gewohntes Managementsystem zu verlassen. Die Connective-Lösung bietet Ihnen Zugang zu Verbindungen mit Salesforce, Microsoft Power Automate (für Dynamics 365, Sharepoint usw.). Wichtig sind auch einheitliche Registrierungsmethoden oder SSO (Single Sign On) oder die Möglichkeit der Anbindung an Active Directories der Benutzer.
Es ist ein großer Pluspunkt, wenn die Lösung für elektronische Signaturen in der Cloud verfügbar ist. Dies erleichtert die automatische Wartung und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf kontinuierliche Verbesserungen. Obwohl die eSignatures-Lösung von Connective auch On-Premise verfügbar ist, nutzen 95 % unserer Kunden sie in der Cloud-Version, mit der Möglichkeit, sie auf Servern (Microsoft Azure) praktisch überall auf der Welt zu installieren, um die geltenden nationalen und internationalen DSGVO-Vorschriften einzuhalten.
Wenn Ihr Unternehmen die Digitalisierung eines Geschäftsprozesses in Angriff genommen hat, ist es wichtig, dass Sie bei der Wahl des Anbieters für elektronische Signaturen über diesen spezifischen Prozess hinausblicken und eine Entscheidung im Hinblick auf den Einsatz innerhalb der gesamten Organisation treffen.
