Wenn Sie sich mit dem Gedanken tragen, eine elektronische Signaturlösung für Ihr Unternehmen einzuführen, gibt es vieles zu beachten. Woher wissen Sie, welche Lösung sich für Ihr Unternehmen am besten eignet? Wie stellen Sie fest, welche Lösung voraussichtlich am besten funktioniert? Um diese Fragen zu beantworten, haben wir eine Checkliste nach den Kriterien Effizienz, rechtliche und& technische Anforderungen, Benutzererfahrung und Kosten aufgestellt, die Sie bei der Auswahl einer elektronischen Signaturlösung unterstützt.
Unterschiedliche elektronische Signaturenarten
Elektronische Signaturen gibt es in allen Formen und Größen. Welche Signaturlösung für Sie die beste ist, hängt von Ihren konkreten Anforderungen ab: Muss sie in erster Linie effizient sein oder ist (die Stufe der) Rechtswirksamkeit ausschlaggebend?
Zum Beispiel: Ein Kurier stellt andere Anforderungen an die Unterschrift zur Bestätigung der Auslieferung eines Pakets, als ein Notar, der einen Hauskauf bestätigt. Für den Kurier sind wohl Zweckmäßigkeit, Mobilität und Effizienz am wichtigsten. Während das Hauptanliegen des Notars die Authentifizierung der Unterzeichner und die zweifelsfreie Rechtswirksamkeit des Kaufabschlusses sein dürfte.
In unserem Blog Drei elektronische Signaturenarten und wie Sie die richtige für Ihre Transaktionen finden erklären wir ausführlich, wie Sie die richtige Signatur auswählen und welche Lösung diese am besten unterstützt.
Definieren Sie Ihre Anforderungen
Um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, was Ihre digitale Signaturlösung können muss, haben wir die Anforderungen in verschiedene Themenbereiche unterteilt. Um die richtige Entscheidung zu treffen, müssen Sie alle Optionen für jeden dieser Bereiche bewerten. Wir erklären Ihnen, was zu beachten ist und was Sie keinesfalls vergessen dürfen. Die vollständige Checkliste ist in unserem gratis Whitepaper „Digitale Signaturen“ enthalten, das Sie am Ende dieses Artikels kostenlos herunterladen können.
Effizienz
Wie wir am Beispiel des Kuriers und des Notars gesehen haben, stellen unterschiedliche Situationen auch unterschiedliche Anforderungen. Im Hinblick auf die Effizienz müssen Sie darüber nachdenken, welche Arten von Dokumenten (PDF, DOC, XML usw.) auf welchen Geräten zu unterzeichnen sind. Ist die Signatur in Ihre schon bestehenden Anwendungen integrierbar? Existiert ein automatisierter Prozess zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit? Usw.
Rechtswirksamkeit
Eine (elektronische) Signatur muss die für Ihr Unternehmen geltenden Verordnungen erfüllen (eIDAS, DSGVO, UETA und eSign Act etc.) In unserem Whitepaper (Link zum Download unten) erklären wir die EU-Verordnung zu elektronischen Signaturen ausführlich. Ein weiterer rechtlicher Aspekt, den Sie in Erwägung ziehen sollten, ist die sogenannte WYSIWYS-Option. WYSIWYS steht für „What you see is what you sign“, also Was Sie sehen, ist, was Sie unterzeichnen. Diese Option erlaubt dem Unterzeichner, alle Dokumente, die er unterschreiben soll, zu sehen, zu prüfen und zu bestätigen. Ebenso wichtig für die Zukunft ist, zu prüfen, ob die Dokumente in sich geschlossen sind, was bedeutet, dass Sie vom Signaturanbieter keine Validierung benötigen, falls es zu einem Rechtsstreit kommt.
Benutzererfahrung
Natürlich wollen Sie das Unterzeichnen von Dokumenten für Ihre Benutzer so einfach wie möglich gestalten. Das bedeutet, dass die Benutzer in der Lage sein sollten, von jedem beliebigen Gerät aus zu unterzeichnen, und dass sich die Signaturmethode mit der Customer Journey decken sollte. Um Ihnen und Ihren Kollegen das Leben leichter zu machen, sollte die Lösung selbsterklärend und intuitiv sein. Mit Ihrer neuen Lösung brauchen Sie nicht länger darauf zu warten, dass Ihr vielleicht häufig abwesender Geschäftsführer unterschreibt. Die Anwendung sendet automatisch eine Nachricht, wenn die Anfrage zu lange unbearbeitet bleibt bzw. eine Bestätigung, sobald das Dokument unterschrieben wurde.
Technische Anforderungen
Um Kunden und Kollegen eine reibungslose Benutzererfahrung zu garantieren, sollten elektronische Signaturen nahtlos in Ihre bestehenden Anwendungen integrierbar sein. Da sich der IT-Bereich rasant weiterentwickelt, sollten Sie dafür sorgen, dass er über flexible APIs zur Integration mit zukünftigen Anwendungen verfügt, wie Salesforce, Microsoft Dynamics und anderen. Sie sollten auch darüber nachdenken, ob Sie eine Cloudlösung bevorzugen oder die Anwendung über Ihre eigene Infrastruktur hosten wollen.
Im Hinblick auf die technischen Anforderungen des Dokuments prüfen Sie, ob die Lösung das unterschriebene Dokument fälschungssicher macht. Diese Option garantiert sowohl dem Sender als auch dem Unterzeichner, dass das Dokument nach dem Unterzeichnen nicht geändert werden kann.
Kosten
Natürlich sind auch Preisgestaltung und Kosten wichtig. Wägen Sie das Kostenmodell sorgfältig ab. Zahlen Sie einmal, periodisch oder pro Signatur? Während Ihnen die Zahlung pro Signatur vielleicht zum heutigen Zeitpunkt als günstigste Lösung erscheint, kann sie sich in der Zukunft als teurer erweisen. Daher sollten Sie versuchen, die zukünftige Nutzung der Signaturlösung einzuschätzen, damit Sie vom besten Preis-Leistungsverhältnis profitieren.
Laden Sie sich unser Whitepaper „Digitale Signaturen“ einschließlich Checkliste gratis herunter
In unserem kostenlosen Leitfaden, den Sie einschließlich Checkliste herunterladen können, gehen wir im Detail auf diese Themen ein. Dort beantworten wir alle wichtigen Fragen und helfen Ihnen herauszufinden, welche Voraussetzungen eine elektronische Signaturlösung für Ihr Geschäftsszenario erfüllen muss. Wir sorgen dafür, dass Sie bestens vorbereitet und derart informiert sind, dass Sie sich gelassen in die Verhandlungen mit potenziellen Anbietern von elektronischen Signaturlösungen begeben können.
Wenn Sie bei der Beantwortung dieser Fragen Hilfe brauchen oder wenn Sie sehen wollen, wie sich unsere Lösung mit Ihren Anforderungen deckt, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir helfen gerne weiter! Unsere Experten vereinen Wissen mit praktischer Erfahrung und bieten Ihnen die beste Branchenlösung für Ihr Unternehmen.
