Wie erfolgt eine notarielle elektronische Signatur?

Elektronische Signatur - Notar
Bereits seit einigen Jahren sind Notare mit Tablet und Eingabestift ausgestattet, um elektronische Signaturen bei notariellen Urkunden in ihrer Kanzlei zu erstellen. Zwar ist der Beruf des Notars nach wie vor rechtlich streng geregelt und die persönliche Anwesenheit für die Unterzeichnung von Dokumenten regelmäßig erforderlich, dennoch ist die elektronische Fernsignatur in bestimmten Fällen nun möglich, was die tägliche Praxis der Notare vereinfacht.

HAFTUNGSAUSSCHLUSS: Die Informationen in diesem Blogpost dienen nur allgemeinen Informationszwecken und stellen keine (Rechts-)Beratung dar. Connective übernimmt keine Gewähr für die Aktualität oder Richtigkeit der hierin enthaltenen Informationen und macht keine Aussagen darüber, wie Sie Connective eSignatures für bestimmte Anwendungsfälle nutzen sollten. Bitte beachten Sie, dass sich die Gesetzgebung für digitale Signaturen schnell ändert und in jeder Rechtsordnung unterschiedlich sein kann. Wenn Sie Fragen zum Inhalt oder zu den Aussagen in diesem Blogpost haben oder wissen möchten, ob die Lösungen von Connective den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsexperten in Ihrer Region.

Elektronische Signatur: Was ist damit gemeint?

Die elektronische Signatur ist eine Technologie, mit der ein Dokument im digitalen Format über ein elektronisches Zertifikat unterschrieben werden kann.

Damit das Dokument als rechtsgültig eingestuft wird, muss es die Mindestanforderungen für eine rechtsgültige elektronische Signatur gemäß der Verordnung Nr. 910/2014 (sog. eIDAS-Verordnung) erfüllen. Diese gilt in Frankreich und in der gesamten Europäischen Union.

Die elektronische Signatur muss außerdem von einem Dritten erstellt werden, der als qualifizierter Vertrauensdienstanbieter anerkannt ist und von der Aufsichtsbehörde des Landes geprüft und zertifiziert wurde.

Es gibt drei Stufen der elektronischen Signatur, die jeweils ein anderes Sicherheitsniveau haben. Im Einzelnen sind dies:

  • Einfache Signatur: Dies ist die grundlegendste Form der elektronischen Signatur, z. B. ein einfaches Kästchen zum Ankreuzen auf einem digitalen Dokument.

  • Fortgeschrittene Signatur: Sie bietet ein höheres Maß an Sicherheit, ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners und stellt sicher, dass spätere Änderungen an den Daten erkannt werden können.

  • Qualifizierte Signatur: Sie bietet die höchste Sicherheitsstufe. Zusätzlich zu den oben genannten Kriterien muss sie auch mit einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit durchgeführt werden und auf einem qualifizierten Zertifikat für die elektronische Signatur beruhen.

Elektronische Fernsignatur: Der Sonderfall beim Notar

Während die Unterzeichnung öffentlicher Urkunden beim Notar die tatsächliche Anwesenheit der Person erfordert, erinnert der Hohe Rat des Notariats daran, dass die Unterzeichnung bestimmter Dokumente, die täglich in den Notariatskanzleien verwaltet werden, Gegenstand einer elektronischen Fernsignatur sein kann, vorausgesetzt, es wird eine eIDAS-zertifizierte Lösung für fortgeschrittene elektronische Signaturen verwendet. Eine fortgeschrittene Signatur ist nämlich unerlässlich, um Unterzeichner sicher zu beurkunden.

Beachten Sie, dass in einigen anderen Rechtsordnungen die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur für die digitale Unterzeichnung von notariellen Urkunden, Dokumenten und/oder Vollmachten erforderlich ist. Bitte informieren Sie sich über die örtliche Gesetzgebung, um das in Ihrem Land erforderliche Sicherheitsniveau zu ermitteln.

Die elektronische Fernsignatur beim Notar betrifft folgende Dokumente:

  • Honorarvereinbarungen
  • Vollmachten
  • Vorverträge
  • Privaturkunden
  • Finanzabrechnungen

Welche Vorteile bietet die elektronische Fernsignatur für Notare?

Einer der wichtigsten Vorteile bei der Einführung der elektronischen Fernsignatur beim Notar für bestimmte Dokumente ist die Möglichkeit, in zwingenden Fällen die Aktivität mit den Kunden aufrechterhalten zu können. Dies ist beispielsweise bei einer Gesundheitskrise der Fall, die Einschränkungen bei Reisen und physischem Kontakt auferlegt.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Beschleunigung des Unterschriftenprozesses, wenn die Gesprächspartner geografisch weit voneinander entfernt sind. Dazu ein ganz konkretes Beispiel: Die Einführung der fortgeschrittenen elektronischen Signatur bietet Notaren im Bereich des Immobilienwesens eine erhebliche Zeitersparnis, da damit zwei Personen in verschiedenen Regionen die Möglichkeit haben, schnell einen Kaufvorvertrag zu unterzeichnen. In solchen Fällen ist es bekanntlich oft sehr kompliziert, beide Seiten tatsächlich zusammenzubringen.

Ganz allgemein bietet die fortgeschrittene elektronische Fernsignatur durch die Vereinfachung umständlicher Verwaltungsverfahren eine bessere Kundenerfahrung.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die elektronische Signatur den Alltag von Notaren erheblich vereinfacht, da sie sich dadurch stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

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