Der ultimative Leitfaden zur Dokumentenautomatisierung
Was ist Dokumentenautomatisierung, wie kann sie Ihre professionelle Kommunikation vereinfachen und Ihr Unternehmen wachsen lassen? Laden Sie unser Whitepaper herunter und erfahren Sie alles, was Sie über Dokumentenautomatisierung wissen wollen und müssen.
Fast alle Unternehmen haben täglich mit Dokumenten auf Papier zu tun. Ob es sich um interne Verträge, Lieferantenvereinbarungen, Rechnungen oder Richtlinien handelt – ein durchschnittlicher Arbeitnehmer verbraucht jedes Jahr etwa 10.000 Blatt Papier – das ist etwas mehr als ein Baum. Das ist eine Menge
Papier für eine Person, aber multipliziert man das mit der Anzahl der Mitarbeiter in einem mittelgroßen Unternehmen, wird aus einem Baum ein ganzer Wald.
Aber Papier belastet nicht nur die Umwelt. Papierkram verschlingt zwei der wertvollsten Güter IhresUnternehmens – Zeit und Menschen. In der Tat können Personalverantwortliche bis zu 12 Stunden pro Woche mit der Verwaltung von Papieren verbringen. Weitere Untersuchungen aus dem Vereinigten Königreich und den USA zeigen, dass Mitarbeiter bis zu 25 Minuten mit der Suche nach einem einzigen Dokument verbringen können. Diese Ineffizienz wird
noch dadurch verschärft, dass 68 % der Beschäftigten erst nach drei Versuchen finden, was sie brauchen, während 80 % bis zu acht Versuche benötigen.
Hinzu kommt die wachsende Bedeutung der
Personalisierung von Dokumenten. Unabhängig davon, ob Sie direkt mit Kunden oder mit Lieferanten kommunizieren – das Beratungsunternehmen McKinsey & Company hat festgestellt, dass 71 % der Verbraucher eine persönliche Ansprache erwarten. Einige Unternehmen verwenden hierfür bereits Vorlagen, die jedoch häufig noch die Eingabe von Informationen erfordern. Vorlagen bieten den Unternehmen zwar ein hohes Maß an Markenkonsistenz und lösen das Problem der Personalisierung in begrenztem Maße, lösen aber nicht vollständig das Problem der Ineffizienz, da die Mitarbeiter unter Umständen weiterhin nach Informationen suchen müssen. Auch die Kosten für die Aufbewahrung von Papier in den Aktenschränken wird damit nicht angegangen. Ein einziger Schrank beansprucht 1,2 Meter Bodenfläche und verursacht in Spitzenlagen jährliche Kosten von mehr als 1.800 £/2.200€.
WELCHE SCHLUSSFOLGERUNG
ERGIBT SICH DARAUS?
Für viele Unternehmen liegt die Lösung in der
Dokumentenautomatisierung. Die Umstellung auf ein zu 100 % digitales, automatisiertes Verfahren bedeutet nicht nur eine Zeitersparnis für die Mitarbeiter (in einigen Fällen bis zu 82 %), sondern auch eine Minimierung menschlicher Fehler und eine Verringerung der Umweltbelastung. Darüber hinaus kann, da Informationen, Daten und Vorlagen digital gespeichert werden, die Menge der physisch archivierten Unterlagen reduziert werden, was wiederum zu Einsparungen bei den Immobilienkosten führt.
In diesem Whitepaper wird die Automatisierung von Dokumenten näher erläutert:
- Was ist Dokumentenautomatisierung
(und was nicht)
- Die Herausforderungen und Kosten, mit denen die Unternehmen im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung konfrontiert sind
- Die Vorteile und möglichen Nachteile
der Dokumentenautomatisierung
- Wie können Unternehmen die
Dokumentenautomatisierung in fünf
einfachen Schritten umsetzen
Wir besprechen auch die wichtigsten Überlegungen, damit Sie eine Lösung finden und implementieren können, die es Ihnen und Ihren Mitarbeitern ermöglicht, personalisierte, transaktionsbereite Dokumente in Rekordzeit zu erstellen.
