Kundengeschichte
Qualifizierte Signaturen für HR-Dokumente auf der digitalen Plattform (DOTS) von Attentia
Wie alles begann
Davy Vande Cappelle, DOTS Technology Architect und Experte für Personalwesen und Wohlbefinden bei Attentia, berichtet von Attentias Suche nach einem neuen digitalen Signaturanbieter. Attentia suchte eine neue Signaturlösung für seine DOTS-Plattform, die Personalwesen und Wohlbefinden zusammenbringt. Mit der Lösung von Connective eSignatures fand man eine flexible, zukunftssichere und benutzerfreundliche Alternative.
„Unsere alte Lösung bot zwar die Möglichkeit, den belgischen eID zu nutzen, wurde aber nur mäßig von Tablets und Smartphones unterstützt, weshalb wir nach einer Alternative suchten. Dabei stießen wir auf die Lösung von Connective, die qualifizierte Signaturen per eID und itsme®bietet“, sagt Davy.
Die Herausforderung
„Als Partner, der Dienstleistungen in den Bereichen Personalwesen und Wohlbefinden für andere Unternehmen bereitstellt, haben wir es täglich mit vielen verschiedenen Dokumenten zu tun, wie Arbeitsverträgen, Lohnabrechnungen, Attesten, Kfz-Versicherungen usw. Daher arbeiten wir auf unserer digitalen Plattform Dots mit der DOTS Document Management-Lösung, die alle erforderlichen Dokumente einer Personalakte in einem digitalen Format zusammenführt. In diesem sicheren Archiv werden Dokumente hochgeladen, gespeichert und digital unterschrieben. In unserer Branche müssen Dokumente mit einer rechtsverbindlichen Unterschrift versehen werden.
Ein Arbeitsvertrag muss z. B. mit einer gemäß eIDAS-Verordnung qualifizierten Signatur unterschrieben werden. Diese Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichwertig und bietet die meisten Garantien. Obwohl das in unserem Portal bereits mit eID möglich war, erwies sich die Lösung als nicht länger zuverlässig. Denn das Unterschreiben auf einem Tablet oder Smartphone wurde nicht mehr gut unterstützt. Außerdem braucht man zum Unterschreiben mit eID einen Kartenleser. Mit dem früheren Anbieter war das nicht selten ein umständlicher Prozess, der oft nicht richtig funktionierte.“
Die Lösung
„Da wir nicht auf das Unterzeichnen mit eID verzichten wollten, suchten wir nach einer besseren Lösung, die eID bot sowie die Möglichkeit, mit itsme® zu unterschreiben. itsme® ist eine Smartphone-App, mit der man seine Identität bestätigen kann, Online-Zahlungen schnell und einfach genehmigt, sich auch ohne Kartenleser in zahlreiche Behörden-Apps einloggt, und es ist eine qualifizierte Signaturmethode.
Mit den qualifizierten Signaturen von itsme® können Kunden Dokumente ganz einfach unterschreiben − rechtsgültig und vollständig mobil mit dem Smartphone.
Unsere Wahl fiel auf Connective eSignatures, weil die Lösung die von uns gestellten Anforderungen an die Sicherheit am besten erfüllt. Das Unternehmen hat eine sehr strikte und transparente Datenschutzpolitik und die Signaturlösung erfüllt strengste Gesetze und Verordnungen.
Connective ist der Konkurrenz in Sachen Sicherheit eindeutig einen Schritt voraus.
Dank einer API (Programmierschnittstelle), die sich einfach implementieren ließ, und der übersichtlichen Dokumentation war nur wenig Support erforderlich. Wir wurden bei der Einarbeitung großartig und immer sehr schnell vom Head of Delivery und seinem Team unterstützt.“
Zufriedene Kunden
Echte Zahlen, echte Ergebnisse
15.000
Für 2021 plant Attentia, 15.000 digitale Signaturen unter Dokumente zu setzen.
150 %
Zeitersparnis von 150 % pro Dokument.
1 Tag
Durchlaufzeiten von mitunter 1,5 Wochen auf einen Tag reduziert.
Was bringt die Zukunft?
„Connective eSignatures ist eine interessante Lösung, weil sie neben qualifizierten Signaturmethoden noch viele andere Möglichkeiten zum Unterschreiben bietet, wie das Einmalkennwort per SMS, per E-Mail usw. Für einige Dokumente reicht schon eine einfache oder fortgeschrittene Signatur. Wir können unseren Kunden und Benutzern jetzt viele weitere Möglichkeiten bieten − in einem Klick. Außerdem wird es in Kürze möglich sein, Dokumente mit itsme® als Bulk-Datei zu unterschreiben. Mit eID ist das bereits möglich.
Kurz gesagt, mit Connective eSignatures haben wir ein Produkt erworben, mit dem wir für die Zukunft gerüstet sind.“
Viele Vorteile
- Vollständig anpassbare Lösung (White Label)
- Sehr sicher
- Benutzerfreundlich
- Rechtsverbindlich: qualifizierte Signatur gemäß eIDAS
- Persönlicher Ansatz & Support
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