Seit Generationen unterzeichnen wir wichtige Unterlagen per Hand. Wir bei Connective/Nitro sind jedoch überzeugt, dass wir die letzte Generation sind, die ein Dokument mit einem Stift auf Papier unterzeichnet. Widmen Sie uns 5 Minuten Ihrer Zeit und wir nennen Ihnen 5 Gründe, die dafür sprechen, eine elektronische Unterschrift einer eigenhändigen Unterschrift vorzuziehen.
Worin besteht der Unterschied zwischen einer elektronischen und einer digitalen Signatur?
Das Wichtigste zuerst: Lassen Sie uns kurz den Unterschied zwischen einer elektronischen Signatur und einer digitalen Signatur definieren.
Eine elektronische Signatur ist das digitale Pendant zur handschriftlichen Unterschrift in der analogen Welt. Es ist ein effizienter, nachprüfbarer und rechtskräftiger Vorgang, um elektronische Dokumente zu genehmigen. Genau wie eine eigenhändige Unterschrift bekräftigt die elektronische Signatur rechtlich gesehen die Absicht einer Person, ein Dokument zu billigen. Sie haben vielleicht schon bemerkt, dass die Begriffe „elektronische Signatur“ und „digitale Signatur“ synonym verwendet werden.
Es gibt jedoch einen Unterschied. Eine digitale Signatur ist immer eine elektronische Signatur, während eine elektronische Signatur nicht immer eine digitale Unterschrift ist.
Sie unterscheiden sich darin, dass eine digitale Signatur auf einer kryptografischen Technologie basiert, die ein höheres Maß an Sicherheit und Integrität des Dokuments bietet. Wohingegen eine elektronische Signatur auch lediglich ein Bild Ihrer Unterschrift sein kann, das in ein Word-Dokument eingefügt wurde, oder sogar Ihre einfache E-Mail-Unterschrift. Unseren letzten Blogbeitrag zu diesem Thema finden Sie hier.
Nun zu dem, was Sie wirklich wissen wollen.
Unsere 5 Gründe, sich für elektronische Signaturen anstelle von eigenhändigen Unterschriften zu entscheiden
1. Nie wieder kostbare Zeit verlieren
Fakt ist, Zeit ist Geld!
Die elektronische Unterzeichnung Ihrer Dokumente verkürzt die benötigte Zeit erheblich. Wie in vielen anderen Bereichen auch, sind die traditionellen Methoden extrem zeitaufwändig.
Der Versand der Dokumente per Post oder per E-Mail ist für die heutige schnelllebige, sich ständig verändernde Welt nicht mehr optimal. Denken Sie daran, wie aufwendig es ist, das Dokument auszudrucken, zu unterschreiben, zu datieren, zu scannen und per E-Mail zurückzusenden. Dabei wurde noch nicht berücksichtigt, dass bestimmte Aufgaben an andere Mitarbeiter weitergegeben werden, was zu weiteren Verzögerungen führt.
Die Verwendung einer elektronischen Signaturlösung zur Bearbeitung Ihrer Geschäftsdokumente stellt sicher, dass Sie Transaktionen in wenigen Minuten statt in Tagen oder sogar Wochen abschließen.
2. Kosten sparen
Sie sparen nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge Geld, wenn Sie elektronische Signaturen in Ihre alltäglichen Abläufe integrieren. Jeder Cent, den Sie für Transport, Reisen, Druck oder Versand ausgeben, kann für produktivere Aufgaben verwendet werden.
Anstatt ganze Stapel von Dokumenten auszudrucken und in einem Aktenschrank zu lagern, können Sie sie elektronisch weitergeben, speichern und archivieren. Sie sparen Platz und vermeiden Druck- und Papierkosten. In unserer Bilanz ist das eine Win-win-Situation.
3. Verbesserte Nutzererfahrung
In unserer modernen Zeit gilt: „Der frühe Vogel fängt den Wurm.“ Unternehmen, die danach streben, für ihre Kunden das beste Erlebnis zu schaffen, erzielen einen dauerhaften Wettbewerbsvorteil. Kunden sind der wichtigste Teil eines Unternehmens und müssen daher auch dementsprechend behandelt werden: Sie erwarten schnelle, bequeme, technologiebasierte und moderne Erfahrungen.
Eine elektronische Signaturlösung kann genau die digitale Alternative bieten, die Ihre Kunden benötigen.
Bieten Sie Ihren Kunden eine benutzerfreundliche und einfache Lösung für die Unterzeichnung der gewünschten Dokumente. Bringen Sie sie nicht in komplexe Situationen, in denen sie einen Drucker, Scanner und weitere Hilfsmittel benötigen.
Bieten Sie ihnen eine Lösung, mit der sie das Notwendige sofort mit einem Hilfsmittel erledigen können, das jeder besitzt: ein Laptop oder Smartphone.
4. Verbesserte Sicherheit
Mehrere Aspekte sind wichtig, damit die korrekte und sichere Verarbeitung eines signierten Dokuments gewährleistet ist. Die Sicherheit eines signierten Dokuments ist möglicherweise die wichtigste Anforderung bei der Optimierung von Geschäftsprozessen.
Auch wenn sie oft verwendet wird, ist die eigenhändige Unterschrift nicht so sicher, wie allgemein angenommen wird. Denn sie wird nicht mit einem Bericht geliefert, aus dem hervorgeht, was mit einem Dokument vor, während und nach seiner Unterzeichnung geschehen ist. Es gibt keine Möglichkeit, unmittelbar zurückzuverfolgen, wo und von wem unterschrieben wurde.
eSignatures hingegen liefert eine passende Antwort auf diese Fragen: denPrüfpfad. Der Prüfpfad bzw. Audit Trail trägt maßgeblich zur Erhöhung der Sicherheit bei und kann Sicherheit und Beweise liefern, falls die Gültigkeit einer Unterschrift oder eines Dokuments in Frage gestellt wird.
Außerdem wurden Connective eSignatures einige der strengsten Zertifikate der Branche zuerkannt. Die führenden Behörden der Branche haben unser Tool als ausreichend fortschrittlich und qualifiziert eingestuft, um es mit diesen außergewöhnlichen Qualitätssiegeln zu versehen.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Trust Center.
5. Zukunftssicher
Haben Sie schon mal wertvolle Papiere verloren? Sie wissen nicht mehr, wo Sie Ihre Verträge gespeichert haben?
Beenden Sie den Verwaltungsaufwand mit einer zukunftssicheren elektronischen Signaturlösung mit integriertem Archivierungssystem. Es besteht kein Risiko mehr, dass physische Dokumente, die manuell unterzeichnet wurden, verloren gehen oder beschädigt werden, wenn sie digital signiert und gespeichert werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass elektronische Signaturen:
- Wertvolle Zeit sparen
- Kosten sparen
- Die Nutzererfahrung für Ihre Kunden verbessern
- Die Sicherheit der Unterzeichnung von& Dokumenten verbessern
- Die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens sichern
Warum sollten wir zu elektronischen Signaturen übergehen?
Es gibt eine Reihe von Nachteilen, die mit einer herkömmlichen Unterschrift verbunden sind. Ein Beispiel dafür ist, dass jede Person, die das Dokument unterzeichnet, persönlich anwesend sein muss.
In einer globalisierten Welt, die durch den Wegfall von Grenzen und eine internationale Wirtschaft gekennzeichnet ist, ist dies natürlich nicht immer einfach zu bewerkstelligen.
Allerdings bevorzugen einige Organisationen – sowohl staatliche Einrichtungen als auch private Unternehmen – diese Methode, anstatt mit der Zeit zu gehen. In Anbetracht der Tatsache, dass moderne Lösungen genau den gleichen rechtlichen Stellenwert und das gleiche Gewicht haben wie der traditionelle Stift und Papier, ist es erstaunlich, dass nicht alle Unternehmen bereit sind, den Wechsel vorzunehmen.
Noch Fragen oder Zweifel? Dann sprechen Sie mit einem unserer Experten. Sie können Ihnen die Möglichkeiten unserer Lösung für elektronische Signaturen aufzeigen und die zahlreichen Vorteile für Sie, Ihre Kunden und Ihre Transaktionen erläutern.
Noch Fragen? Nehmen Sie Kontakt mit unseren Experten auf!
